¿Mejora mi empresa con un buen control contable? 9 simples puntos.

La Contabilidad es el corazón de cualquier negocio. Sin una buena gestión contable, es difícil tomar decisiones informadas. Hoy, exploraremos estrategias contables que pueden ayudar a mejorar el control, la gestión y toma de decisiones en tu empresa. Lo que señalo puede sonar repetitivo pero el fondo es solo uno, mantener finanzas sanas, en orden, y que permitian crecer y prosperar en un mercado cada vez más competitivo.

La contabilidad no es solo un número en una plataforma de servicio, es el generador de información más poderoso que nos guía ya sea al éxito o al fracaso. ¿Cómo lograr un orden y claridad en la información registrada y procesada?

1. Mantener Registros Detallados.

Tema fundamental para dar trazabilidad a cada una de las transacciones, ya sea activos, pasivos, ingresos y gastos, entre otros.

• Uso de software contable ad-hoc: Las herramientas disponibles van desde ASPEL, Contpaqi, SAP, Oracle (depende el tamaño de empresa) y para quienes tienen operaciones fuera de México hay otras muy poderosas y amigables como QuickBooks o Xero que facilitan el registro y procesamiento de información.

• Orden en la organización de documentos: Contar con todos los recibos y facturas en orden facilita, entre otras actividades, la posibilidad de generar Cierres Semanales o quincenales y con ello, agilizar el proceso de cierre mensual. Puede sonar tedioso pero quienes hoy trabajan así, ven una gran ventana inclusive para generar reportes de gestión.

Identificar patrones de comportamiento en las finanzas y tomar decisiones informadas, es uno de los grandes objetivos.

2. Realizar Análisis Financiero de manera regular.

El análisis financieros es esencial para entender la salud de tu empresa.

• Revisa tus estados financieros: Es decir balance general, estado de resultados y flujo de efectivo.

• Compara con periodos anteriores: Esto permite ver mejora o áreas que necesitan atención inmediata.

Realizar este análisis de manera regular ayuda a anticipar problemas y a planear un futuro más cierto.

3. Establecer un Presupuesto.

Esta es una herramienta vital para cualquier negocio. Permite planear de inicio ingresos y gastos PERO, no está escrito en piedra, yo recomiendo se revise trimestralmente y se Ajuste con base en la realidad de cada empresa.

• Claridad en los ingresos y gastos: Se obtiene una visión precisa de tu situación financiera.

• Ajustar según sea necesario: Quitémonos el miedo de Modificar un presupuesto si las circunstancias cambian, no se puede crecer por mandato, hay que ajustar para tener un negocio sano y rentable, no endeudado y emproblemado.

Un buen presupuesto ayuda a mantener el control de tus finanzas y a evitar sorpresas desagradables, siempre sabiendo que corregir, no es malo.

4. Controlar las Cuentas por Cobrar.

Este punto es crucial en la contabilidad. Si no se controla lo que nos deben, podemos enfrentar serios problemas de flujo de efectivo.

• Definir plazos claros: Los clientes deben tener muy claro cuándo deben pagar.

• Gestión de cobro/seguimiento: Labor puntual de recordar a los clientes sobre sus deudas, siempre con educación sin caer en temas ríspidos por realizar esta actividad.

Esto es vital ya que la salud financiera descansa en un Flujo de Efectivo saludable.

5. Optimiza tus Cuentas por Pagar

Tan importante es cobrar como gestionar lo que se debe.

• Plazos de pago: Negociar plazos más largos con los proveedores ayuda a un mejor flujo de efectivo y programación de pagos.

• Priorizar pagos: No es gran ciencia pagar primero las cuentas más importantes donde puede haber materia prima, créditos, entre otros.

De una buena gestión de cuentas por pagar se obtiene una excelente relación con proveedores y se evitan problemas de liquidez que he visto como matan empresas.

6. Definir e implementar un Sistema de Costeo adecuado.

Entender los costos es fundamental para establecer márgenes de utilidad sanos, precios adecuados y maximizar así la ganancia al final del día amén de ser Competitivos.

• Identificar todos los costos: Incluye costos fijos y variables (directos e indirectos), a detalle.

• Analizar márgenes de ganancia: El precio al cual se vende debe permitir cubrir todos los costos identificados y generen una ganancia. Es aquí donde nos damos cuenta del tamaño de la organización de tener que tomar decisiones difíciles por malas estrategias de inicio.

Un adecuado sistema de costeo permite tomar decisiones informadas sobre precios y márgenes.

7. Capacita a tu Equipo.

La contabilidad no es solamente responsabilidad del área de Finanzas, todos deben estar involucrados para lograr, como equipo, el resultado deseado.

• Capacitación continua: Todos los colaboradores deben comprender la importancia de la contabilidad, no deben verlo como un demandante de información sino como un Generador de Información de Negocio.

• Fomentar la comunicación clara y oportuna: La política de puertas abiertas es vital entre departamentos, evitemos cotos de poder y procuremos cruces de información de negocio.

La mejor gestión financiera de una empresa se da con un equipo de colaboradores bien informado.

8. Uso de Indicadores Clave de Desempeño (KPIs).

Los KPIs son métricas que ayudan a medir el rendimiento de tu negocio, un termómetro que bien definido y aplicado es de las mejores herramientas que cada empresa y sus colaboradores pueden definir.

• Definir los KPIs: Estos pueden ser administrativos y/o financieros. Mi experiencia es que si los definimos de manera Administrativa en pro del servicio al cliente, el resultado financiero no es que se de solo pero se nota el cambio con base en métricas de desempeño bien aplicadas.

• Constante actualización: Revisar cada trimestre que estos KPIs generen el efecto deseado, nos llevará sin duda a una empresa ordenada administrativa y financieramente.

Contar con una visión clara del funcionamiento de la empresa es uno de los objetivos de los KPIs.

9. Planear de cara al Futuro.

Planear a largo plazo es esencial para lograr el crecimiento definido.

• Metas claras: Definir dónde queremos estar en los próximos 3 a 5 años.

• Plan de acción: Establecer un plan de acción permite alcanzar las metas y por supuesto, debe tener revisiones con la frecuencia que se considere pertinente.

Planear de manera adecuada nos permite aprovechar oportunidades y desafíos que siempre estarán ahí.

10. Buscar Asesoría Profesional.

Ninguno sabemos todo y es bien visto pedir ayuda externa que genera confianza a los colaboradores sobre una estrategia pensada. La Consultoría a través de un Contador Público o Asesor Financiero, siempre ofrece una perspectiva valiosa.

• Cercanía con el consultor: Mantener una relación cercana de asesoría.

• Aprovechar la experiencia: Identificar áreas de mejora que no se identificaron por la empresa.

La asesoría profesional es el mejor aliado de la gestión financiera.

Reflexión Final.

La Contabilidad no debe verse como una tarea administrativa y repetitiva sino como la herramienta estratégica que refleje el actuar de todos los colaboradores en sus áreas respectivas. Recordemos que cada negocio es único y que definir y adaptar la estrategia adecuada es un trabajo que lleva un poco de tiempo y mucho trabajo fino, de detalle. Gestionar adecuadamente la información financiera, pone en el camino correcto a toda organización, seamos proactivos, perdamos el miedo a pedir ayuda y generar cambios.

Recordemos que, lo único que tenemos cierto hoy día es el Cambio.